CRM-система для автоматизации фитнес клуба, центра. Программа для фитнес клуба - управление, учет и комплексная автоматизация фитнеса

1С:Предприятие
1C:Фитнес клуб
Mango Office
YouTube

Грамотная автоматизация способна сберечь бюджет и преумножить прибыль в любом бизнесе. В сфере фитнес-услуг cтарая добрая таблица Excel сегодня сравнима с бумажным журналом учёта: некоторые ещё пользуются, но обречены на стояние в мёртвой точке. И всё больше сетей и отдельных клубов внедряют те или иные IT-инструменты. О том, как автоматизация фитнес клуба может помочь спортивному заведению увеличить прибыль, рассказал директор по развитию программного продукта «1С:Фитнес клуб» Руслан Микитюк.

Директор по развитию отраслевого программного продукта «1С: Фитнес клуб» . Занимается автоматизацией заведений фитнес-индустрии с 2005 года, принимал непосредственное участие в автоматизации клубов X-Fit, «Физика», «Фитнес Мания», The Base и многих других.

Всё по полочкам

Когда клиентов в клубе становится больше ста, cписок больших и мелких задач, срочных вопросов не умещается ни на каких стикерах и теряется в групповых чатах. Записать информацию о каждом клиенте, вовремя отследить дату его рождения, поздравить, сделать предложение по продлению абонемента - что-то да упускается из виду. А когда в клиентской базе уже несколько сот человек, эти упущения создают брешь в доходах. Автоматизация фитнес клуба исключает человеческий фактор и берёт на себя рутинные обязательства.

Внедрив хотя бы CRM-систему, вы уже избавите своих менеджеров от хлопот с ведением клиентской базы, а коммерческий отдел - с финансовым учётом. Система отправит напоминание, когда кого поздравить, кому отправить предложение, кому позвонить и т.д. Она же посчитает, сколько лидов перешло в закрытые сделки. Комплексные решения для велнес- и фитнес-бизнеса способны облегчить жизнь уже всему персоналу и сделать процесс автоматизации всеохватывающим.

На каждом рынке есть своя специфика. Скажем, для компаний-перевозчиков нужно учесть моменты своевременного технического обслуживания автомобилей, логистику с учётом разного типа грузовых машин, складские запасы. В ресторанном бизнесе принципиально важно отслеживать «судьбу» каждого продукта или напитка: что продано напрямую, что вошло в состав блюда и в каком количестве. В фитнес-сфере главное - соблюсти индивидуальный подход.

Клиент платит деньги за абонемент и надеется получить не просто доступ к тренажёрам, а определённую услугу и атмосферу. Ему нужно попасть на конкретные тренировки, иногда - к конкретному тренеру. Отношения клуба и клиента не краткосрочны, каждый фитнес-центр заинтересован максимально их продлить. Для сетевых фитнес-клубов появляются дополнительные потребности объединения бизнес-процессов всех филиалов. И здесь часто нужно поломать голову над тем, как организовать автоматизацию лучше.

В сети фитнес-клубов Athletic-GYM модель автоматизации выстраивали дважды. Клубы работают в Твери и Тюмени, это два разных часовых пояса. «Мы работали в двух CRM-системах в разных городах, - комментирует Олег Матросов, руководитель проектов сети фитнес-клубов. - Отказывались, переходили на другие, и этот процесс казался бесконечным. В каждом клубе у нас были отдельные базы, никаким образом не связанные между собой. В работе получалось много брешей. Клиент покупал мультикарту в одном клубе, и управляющий оттуда звонил в другой фитнес-клуб и говорил: «Заведите, пожалуйста, клиента, он у меня мультикарту купил». И его заводят в свою базу без оплаты, без продажи, и он начинает ходить. У нас 10 клубов, 5 в Твери и 5 в Тюмени. Сейчас процессы по всем из них перенесены в облачную систему».

Современные системы автоматизации, тем более, если они создавались под конкретный вид бизнеса, умеют правильно структурировать процесс: разделяют обязанности сотрудников и следят за качеством их исполнения, напоминают о действиях, учитывают контрольные показатели, рассчитывают зарплату, следят за доходами и расходами, за загруженностью зон в клубе и т.д. Это систематизирует работу всей команды.

Без каких сотрудников фитнес-клуб легко обойдётся

Как бы грубо это ни звучало, но самое узкое место бизнеса - это человек. Ему нужно платить, обучать, следить за качеством работы, мотивировать. Есть функции, в которых человек незаменим сейчас и скорее всего не будет заменён в будущем. Это должности, связанные с креативностью и вариативностью мышления. Но в некоторых профессиях люди уступили или уступят машинам. Например, в фитнес-центрах сотрудники зоны ресепшн постепенно превращаются в архаичные элементы. Практически все их функции легко делегируются программе.

В 2017 году в Москве запустилась сеть фитнес-клубов Raketa : дешёвые, технологичные и большие клубы вместимостью порядка 600 человек, где по вечерам играет диджей. Их инновационность в удешевлении абонемента за счёт автоматизации и небольшого штата. Индивидуальный электронный браслет является пропуском в фитнес-клуб, открывает шкафчик в раздевалке и служит платежным инструментом. Все взаимодействия с клубом выстраиваются в личном кабинете на сайте. В зале есть зона со стойками электронной информации и автоматами с напитками и едой. Основатель проекта сам занимался автоматизацией, собрав для этого IT -команду. На разработку системы и запуск ушло 2 года и 5 миллионов рублей.

У наших клиентов есть много похожих кейсов. Например, кроссфит-студия Geroy из Уфы работает по системе групповых занятий в небольших группах, посетителей без тренеров здесь нет, клиенты записываются заранее. Поэтому нагрузка по звонкам на ресепшн всегда была огромной. Но и здесь пришли к тому, что эту зону в клубе можно упростить. Записаться на тренировки можно прямо со смартфона в приложении Моbifitness , оно работает в связке с . Там же покупается и пролонгируется карта. Это устраняет необходимость звонков и личного общения, а значит, и персонала. Тренер в своём приложении увидит всех, кто собирается прийти, и отметит тех, кто посетил занятие на самом деле. В итоге складывается статистика посещаемости.

«Чтобы один ресепшн обслуживать, нужно минимум три администратора. Как правило, это девушки-студентки, у которых всё непредсказуемо, они каждый месяц могут меняться. И фонд оплаты труда на троих солидный получается. И нужен ещё кто-то, кто будет их контролировать. Это неэффективно», - считает владелец кроссфит-студии Geroy Наиль Еникеев.

Автоматизация фитнес клуба: связь без перебоев

Автоматизация позволяет экономить на дополнительных сервисах. Например, на SMS- и email-рассылках. SMS-рассылки можно осуществлять при помощи клубной системы, а контакт с действующими клиентами поддерживать через уведомления, которые доступны в мобильном приложении.

«У нас большинство контактов с клиентами сведено к использованию мобильного приложения и личного кабинета на сайте, - говорит руководитель проектов сети фитнес-клубов Athletic-GYM Олег Матросов. - В основном мы отправляем push-уведомления. Через личный кабинет клиент может наблюдать в режиме реального времени загруженность клуба. Сколько оборотов турникет сделал, сколько человек зашло, сколько вышло - всё система считает. То есть вы сидите дома, и можете зайти в мобильное приложение - и выбрать, в какой клуб вам хочется идти, где больше, а где меньше людей».

Не пальцем в небо

Когда весь процесс, начиная от первого контакта с клиентом и заканчивая количеством продукции на складе для пополнения фитнес-бара, учитывается в одной системе, это позволяет руководителю смотреть на свою компанию сверху вниз, как на шахматную доску - и принимать рациональные решения. Он может также формировать отчёты: обороты денежных средств, статистику продаж, посещаемости, степень вовлечённости каждого сотрудника. И, соответственно, видеть возможности для роста бизнеса.

Также автоматизация значительно упрощает процесс масштабирования бизнеса. Для новых локаций не нужно набирать полный штат сотрудников. Выполнение многих задач будет стандартизировано, а, например, продажи, маркетинговые акции, бухгалтерский учет можно осуществлять централизованно для всех подразделений.

Доверяй не слову, а делу

Автоматизация фитнес клуба превращает этот бизнес из чёрного ящика с множеством человеческих связей, формальных и неформальных, в прозрачный сосуд. На мой взгляд, это делает процессы внутри компании честнее. Возможность реального отображения эффективности действий каждого сотрудника в графиках куда гуманнее видеонаблюдения за персоналом и прочих способов закручивания гаек.

Явления из разряда «повесил на другого», «улыбнулся вышестоящему», «отсиделся» отсекаются. Есть человек, и есть результат в конкретных цифрах.

«Все базовые статистические показатели фитнес-студии собираются в системе: посещения, эффективность сотрудников, конверсии тренеров со стартовых персональных занятий в покупки, с пробных групповых тренировок в покупки, - говорит владелец кроссфит-студии Geroy Наиль Еникеев. - К одному тренеру можно сто клиентов на пробное занятие направить, и у него купит десять человек абонемент. Вроде бы он молодец. А сейчас можно посмотреть, что к другому всего десять человек отправили, и у него все купили. Благодаря аналитике эффективность каждого сотрудника прозрачна. У нас гонорар тренера зависит от количества людей в группе. Когда не было системы, это чуть ли не на коленке всё считалось».

Прозрачность в рабочих процессах способна расставить точки над «i» и в отношениях доверия/недоверия. Автоматизация может избавить руководителей от лишних подозрений, а сотрудников от соблазна мухлевать на продажах. Когда оформление сделки гарантируется лишь ответственностью кассира, это неизбежно накладывает тень сомнения.

«Мы с коллегой проводили у себя такой эксперимент, назвали его «Окна возможностей», - рассказывает руководитель проектов сети фитнес-клубов Athletic-GYM Олег Матросов. - Сели за рабочее место менеджера и придумывали всякие возможности украсть, жали на все кнопки. В итоге набрали список из 20 пунктов. А мы только один день сидели и думали об этом. И мы понимали, что менеджер работает постоянно и может думать об этом 12 часов в смену. Сейчас у нас система позволяет эти окна закрыть. Она как конструктор настраивается, мы смогли порезать сильно права, исключить корректировки цен при продаже».

Интеграция: как не упустить возможности

Автоматизируя свой бизнес, вы садитесь в скорый поезд постоянного развития. Речь не о волшебном эликсире бизнес-успеха, а о реалиях сегодняшнего времени. Каждый день тут и там появляются релизы о новом сервисе или IT-стартапе с оригинальной идеей - для фитнес-бизнеса в том числе. Они могут стать дополнительной интересной фишкой для работы. Главное - готовить почву для этих возможностей, чтобы суметь вовремя ими воспользоваться. Переводя свои бизнес-процессы на IT-рельсы, нужно заранее думать о том, как и с чем в будущем система сможет интегрироваться. Иначе автоматизация сможет завести в тупик.

«Мы столкнулись с такой проблемой, что поставщик нашей СRМ-системы отказался интегрироваться с дополнительными сервисами по своим причинам, - говорит руководитель проектов сети фитнес-клубов Athletic-GYM Олег Матросов. - А нам нужно было понимать, собирать статистику, какие люди куда ходят. То есть человек зашёл в клуб, мы не понимаем, куда он пошёл, на групповое или в тренажёрный зал. Для этого нам нужно было мобильное приложение, чтобы там человек записался - и автоматически о нём информация попала в систему. Сейчас у нас установлена биометрическая система контроля доступа и работает мобильное приложение. Всё интегрировано в облачной системе, это самый простой вариант оказался».

У каждой компании свой набор потребностей для интеграции. Когда основные внутренние процессы отлажены, предприниматель имеет возможность для творчества. Отслеживать, подмечать новые предложения и без временных издержек внедрять их.

P . S . Не навреди!

На российском фитнес-рынке работают компании, которые поднимают планку по организации бизнес-процессов всё выше. Остальным нельзя топтаться на месте. Но мой совет: не идите на автоматизацию ради автоматизации. Если вы не поняли, какие задачи вам нужно решить и к какому результату вы хотите прийти, вам стоит остановиться и ответить на эти вопросы. Иначе модернизация рискует превратиться в слив бюджета.

Основная задача встроенного CRM модуля для фитнеса — это предоставление администраторам и менеджерам отдела продаж фитнес клуба таких механизмов, с помощью которых они смогут оперативно и своевременно выполнять свои обязанности. Если говорить о фитнес индустрии, то основные функции, которые должна выполнять CRM система — это ведение клиентской базы с возможностью сохранения всей истории общения с клиентами (звонки, отправка электронных писем и т.д.), автоматически выводить напоминания, по необходимости выполнять те или иные задачи, регистрировать выполнение этих задач, предоставить сотрудникам максимально удобную информационную среду для выполнения своих обязанностей.

Клубные карты в фитнесе

Программное обеспечение "UNIVERSE-Фитнес" позволяет полностью автоматизировать процесс выписки контрактов и выдачи клубных пластиковых карт. В системе заложены различные свойства для клубных карт: ограничение по времени, дню недели, количеству занятий и т.д. Со своей стороны, клиентская карта может иметь дисконтные свойства и предоставлять владельцу скидки на определенные товары и услуги. Система позволяет производить продажу карт с рассрочкой оплатой и автоматически отслеживает срок действия, оплаты, посещаемость по карте.

Создание клубных карт ограниченных по времени (утро, день, вечер), дню недели;
Дисконтные свойства карты (накопительные и персональные скидки, начисление бонусов);
Возможность выписки абонементов (ограничение по кол-ву занятий);
Учет основных операций: продажа/ активация/ заморозка и продление клубных карт;
Возможность переоформления и возврата карт;
Функция автоматического списания услуг с карты;
Функция оплаты клубных карт с рассрочкой платежа;
Автоматическая печать договора на продажу карты;
Продажа дополнительных заморозок к карте;
Встроенная система напоминаний (завершение контракта, платежи по рассрочкам, окончание срока действия и т.д.)

Расписание для фитнес клуба

В фитнес клубах, танцевальных студиях и йога центрах важно иметь инструмент для организации записи на персональные тренировки и групповые занятия, учитывающий различные факторы: время, день недели, востребованность занятия, среднее количество занимающихся, рейтинг сотрудника среди клиентов и т.д. В многопрофильных спортивных комплексах запись может идти также на определенные аппараты, тренажеры, теннисные корты. Для этого в CRM системе UNIVERSE-Фитнес предусмотрены следующие электронные формы: запись на индивидуальные тренировки, запись на групповые занятия, запись на теннисные корты.

Четыре формы записи: персональные занятия с тренером, запись на групповые занятия, запись на аппараты, аренда теннисных кортов;
Автоматическое списание занятий;
Отдельная форма для сотрудников - просмотр только своих записей;
СМС - напоминание о записи клиентам фитнес клуба;
Возможность предоставления печатных форм для сотрудников и клиентов;
Получение статистики по ведению электронного расписания;
Разграничение прав доступа для пользователей.

Автоматизация работы рецепции

Основная задача рецепции - быстрая регистрация посещений членов клуба. Здесь поможет система "UNIVERSE-Фитнес". При сканировании карты программа автоматически идентифицирует клиента и проверяет активность его карты. Администратору отображается следующая информация: Ф.И.О. клиента, активные и заблокированные контракты, количество персональных тренировок и остаток денежных средств на лицевом счете. Если карта заморожена, ограниченна по времени или дню недели, то администратор увидит соответствующее предупреждение. Если карта действительна, то клиента можно впустить в клуб. Информация по клиентам внутри клуба автоматически передается на другие точки обслуживания: бар, салон красоты и т.д.

Регистрация посещений клиентов;
Продажа дополнительных товаров и услуг;
Проведение финансовых взаиморасчетов (наличные и безналичные оплаты, бартер);
Электронная запись на персональные тренировки и групповые занятия;
Оперативный доступ к карточке клиента (состояние депозита, статус клубной карты и ее срок действия, остаток оплаченных услуг, история посещений);
Система автоматических напоминаний по клиенту (день рождение, просрочка платежа, клиент в черном списке);
Возможность заморозки, активации, продления и продажи карт;
Ограничение прав доступа на проведение различных операций.

Учет товаров и услуг в фитнес клубе

Дополнительно к продаже карт и абонементов фитнеса в системе реализована возможность учета товаров и продажи дополнительных услуг. Справочники товаров и услуг задаются каждым клиентом индивидуально - это могут быть товары/услуги бара, салона красоты, дополнительные услуги по картам и т.д. Вы всегда можете распечатать прайс-лист или выгрузить в Excel для дальнейшего редактирования.

Удобная навигация по каталогу товаров и услуг (дерево);
Поиск по номеру штрих-кода, артикулу;
Учет в различных единицах измерения;
Занесение калькуляционных карт (списание по нормам расхода);
Печать ценников и этикеток на товары, прайс листа;
Возможность работы в 3-х ценах (розница, стоимость для сотрудников, цена списания);
Автоматический перерасчет прайс-листа фитнес клуба;
Расчет рентабельности услуг;
Расчет доходности товаров и услуг.

Управление персоналом фитнес клуба

«Кадры решают всё» - эта известная фраза является основой современного успешного менеджмента спортивных и оздоровительных предприятий. Предлагаемый вашему вниманию функционал - это многоуровневая система автоматизированного управления кадрами, разработанная на основе управленческих механизмов нового поколения. Создаваемый рейтинг позволяет увидеть конкретную экономическую отдачу от каждого сотрудника, а гибкая система поощрений и взысканий предоставляет возможность стимулирования трудовой дисциплины, на основе объективных данных.

Ведение базы данных по сотрудникам;
Учет рабочего времени -- администраторов, тренеров, сотрудников отдела продаж;
Организация входа/выхода по электронным пропускам;
Автоматический расчет заработной платы - ставки, проценты, бонусы от плана (прогрессивный проценты);
Учет выдачи авансов, штрафов и премий;
Табель учета рабочего времени;
Отчеты по начислениям и расчету заработной платы;
Сравнительный анализ работы персонала - эффективность работы тренеров, менеджеров по продажам, администраторов.

Складской учет в фитнес клубе

Автоматизация работы склада является неотъемлемой задачей любой системы управления предприятием. Если рассматривать товарооборот предприятий индустрии спорта, то в большинстве случаев учет товаров происходит в трех основных подразделениях клуба: склад, бар и салон красоты (spa-зона). Для правильного учета расхода материалов в этих подразделениях система учета не просто должна списывать товара со склада стандартными операциями: продажа товара клиенту, но и учитывать расход тех материалов, которые используются при оказании услуг. Для решения данных задач в программу UNIVERSE-Фитнес включен полноценный складской модуль, который позволяет:

Вести номенклатуру товаров и услуг (с составление калькуляционных карт);
Организовать учет товаров по штрих-коду и артикулу;
Автоматически печатать прайс-лист и ценники на товары;
Организовать учет на нескольких складах;
Контролировать взаиморасчеты с поставщиками;
Получать информацию о критических остатках товаров на складе;
Формировать отчеты по состоянию склада, товарно-оборотную ведомость, материальный отчет.
Оценить рентабельность и динамику востребованности товаров и услуг.

По мере развития спортивно-оздоровительного предприятия его сотрудникам все сложней видеть глобальную картину происходящего в клубе, вести контроль клиентов, статистику, наблюдать за современными тенденциями в отрасли, оперативно принимать решения и совершать сделки, прогнозировать спрос и планировать предложения. Комплексная автоматизация бизнес-процессов поможет справиться с этими задачами и обеспечить постоянное развитие.

Особенности национального фитнеса
Задачи автоматизации того или иного заведения сферы услуг определяются его бизнес-процессами. В случае автоматизации фитнес - центров имеется несколько особенностей, отличающих их даже от других спортивных комплексов.

Прежде всего, это необходимость индивидуального подхода к клиенту, − считает Денис Кабанов, руководитель группы платежно-пропускных систем компании ДатаКрат. − Если, к примеру, на горнолыжной трассе система может просто регулировать проход к подъёмнику, не требуя персонализации, то в фитнес-центр клиент идет за определенной процедурой, и даже к определенному тренеру. Посетитель фитнес-центра оплачивает услуги на сумму 60 тысяч и рассчитывает получить за эти деньги индивидуальное обслуживание, рассчитанное именно на его потребности. Ему важно время оказания услуги, место, специалист, оказывающий услугу, а не просто «доступ» к тренажеру. Во-вторых, здесь важна возможность забронировать услугу. В третьих, фитнес-клубы постоянно расширяют спектр предлагаемых услуг: групповые спортивные, силовые, танцевальные занятия, водные программы, услуги тренажерного зала, персональные тренировки и прочее. Это требует от программы автоматизации большой гибкости и возможности настройки в процессе эксплуатации. Наконец, фитнес-центры работают с клиентами в течение, как правило, длительного времени. Причем, чем больше период действия клубной карты, и выше процент продления, тем услуга выгоднее для центра. Поэтому сегодня, стараясь закрепить клиентов, центры предлагают большой выбор услуг − семейные, утренние, детские карты, клубные годовые карты, корпоративные карты, абонементы. И это тоже система должна учитывать, как на программном, так и на аппаратном уровне.

Выбираем систему
Сегодня на рынке средств автоматизации имеется достаточно большое количество систем, имеющих в названии слово «фитнес». Системы автоматизации спортивных клубов, разработанные российскими компаниями, выполнены на высоком качественном уровне, не требуют чрезмерных вложений, изначально разработаны с учетом особенностей российской бизнес-среды и специфики отрасли. Именно в отраслях развлечений и услуг такие российские решения по автоматизации уже имеют серьезный опыт внедрения, отлаженные технологии поддержки. Они проверены на практике и доказали свою эффективность. На что же следует обратить внимание при выборе системы?

Возможности специализированной системы, как правило, включают в себя:

Учет клиентов, идентификация клиентов по карте;
Учет посещений, обслуживания клиентов; ведение клубных карт, абонементов и разовых посещений;
Учет времени действия клубной карты, контроль предоставления оплаченных услуг, оперативный мониторинг загрузки клуба;
Возможность раздельного учета услуг: календарных - клубная карта рассчитана на период, количественных - по количеству посещений, либо разовых услуг для гостей;
Учет оплаты услуг, организация различных форм оплаты, учет бесплатных услуг;
Тарификация по событию: время суток, календарная дата, будни/выходные;
Управление тарифами, просмотр «истории» тарифных планов;
«Заморозка» клубных карт, блокировка клубных карт;
Учет кадровых данных и времени работы сотрудников клуба с возможностью построения системы мотивации сотрудников;
Формирование и печать оперативных отчетов, автоматизация финансового анализа деятельности клуба;
Планирование и учет ресурсов и работ фитнес - центров.

Однако это - только основной функционал, возможности систем автоматизации спортивных клубов этим не ограничиваются. Как полагает Денис Кабанов, выбирая систему, следует обращать внимание и на целый ряд других особенностей:

Предлагаемая нами система автоматизации «БАРС.Фитнес» − комплексное решение, обладающее несколькими интересными, именно для фитнес-клуба, качествами. Прежде всего, это многофункциональность. Кроме автоматизации рабочих мест, она позволяет управлять, скажем, шкафами в раздевалке. Они открываются индивидуальной картой или браслетом клиента, и сегодня это востребовано. Также востребована тарификация доступа в различные зоны клуба, с возможностью установления различных тарифов. Во вторых, это гибкость настроек программы. Она может применяться как на предприятии с клубной системой посещений, так и с абонементной, позволяя при этом автоматизировать различные типы бизнесов, вплоть до многофункциональных спорткомплексов. Имеется возможность создания индивидуальных рабочих мест, с разграничением доступа к системе различных сотрудников, т.е. с помощью Барс.Фитнес, возможно создание разнообразных наборов ролей рабочих мест. Причем эти рабочие места могут создаваться, исходя из сегодняшних потребностей клиента, с возможностью последующего развития бизнеса.

Как это работает
Рассмотрим работу системы автоматизации управления фитнес-клубом на примере той же «БАРС.Фитнес». Прежде всего, на клиента в системе заводится индивидуальная карточка. Эта карточка содержит справочные данные о клиенте, информацию о купленных услугах, брони, посещениях и процедурах, платежах и т.п. Далее, каждому постоянному клиенту выдается идентификатор − пластиковая карта. Поскольку в заведении могут быть зоны, в которых использование карты затруднительно (например, сауна), в качестве идентификатора могут применяться брелоки, наручные браслеты различных видов (рассчитанные на воздействие высоких температур и т.п.). На карту, которая содержит уникальный код, оформляются все заказы. С каждым кодом в системе связывается определенный набор услуг, условия их предоставления. Далее клиент может получить только те услуги, которые определены для каждой конкретной карты. Количество видов тарифов в системе не ограничено и формируется в соответствии с маркетинговой политикой фитнес-клуба.

Предоставление каждой услуги автоматически регистрируется клиентом либо сотрудником центра с помощью считывателей карт, установленных на входе/выходе в зоны отдыха либо на рабочем месте специалиста. Платежно-пропускная система позволяет автоматически контролировать вход в платные зоны отдыха - сауну, бассейн, тренажерный зал и т.п. В этом случае на входе устанавливается специальное пропускное оборудование (турникет, либо замок) со считывателями карт. Клиент при входе проводит картой по считывателю, система, определив действительность предъявленной карты, разрешает проход.

Но для заведения важна, в первую очередь, постоянная работа с клиентом.

Используя программный комплекс, можно автоматически оформить абонемент, − говорит Денис Кабанов. Абонемент позволяет при покупке определённого количества услуг получить скидку. Если же в заведении применяется клубная система, то оформляют клубную карту. Клубная карта имеет определенный срок действия − год, полгода и т.д. Такие карты дают право посещать занятия фитнес-клуба в любое время и без ограничения по количеству посещений. Удобно и то, что программа позволяет оформить как индивидуальные, так и семейные (на двоих и более членов семьи) карты. Возможно оформлять и другие виды карт: например, интересное предложение для молодежи, студентов − это продажа «утренних» карт, дающих право заниматься в утренние часы. Корпоративные карты - хороший инструмент стимуляции работы сотрудников и повышения их лояльности для компании-работодателя, и весьма перспективное направление для фитнес-клуба. При оформлении корпоративной карты автоматически импортируются данные о сотруднике, в том числе сумма денег, которую предприятие дотирует работнику. В рамках этой суммы сотрудник может пользоваться услугами центра. В отчетный период информация о произведенных каждым сотрудником расходах предоставляется компании-работодателю. Владельцам клубных карт могут быть предложены в качестве бонуса скидки на покупку товаров спортивного бара, в качестве подарка при оформлении карты полотенца и т.п. Очень удобным для клиента является возможность системы зачислить на свою карту определенную сумму денег и пользоваться ею, как электронным кошельком, оплачивая услуги клуба, делая покупки в баре, кафе. Одно из главных достоинств системы − очень удобная технология бронирования с учетом графика предоставления услуги и графика работы специалистов клуба. Применяя программу, можно забронировать не только услугу, но и конкретного специалиста - инструктора. Если предоставление услуги привязано к конкретной зоне, используют функцию бронирования по зонам. При этом для каждой зоны задается ограничение по количеству клиентов, и если это количество превышает предельное, то программа не позволит зарезервировать услугу и предложит забронировать другое время. Таким, образом, в любой момент времени предоставляется точная информация о свободных тренерах и специалистах, производится мониторинг наполняемости зон клуба. Каждый клиент, воспользовавшийся услугами центра, учитывается системой с сохранением истории всех покупок товаров и услуг в системе отчетов. На основании этих данных менеджеры анализируют статистику посещаемости клуба, динамику востребованности тех или иных услуг.

В любой момент времени доступна любая статистическая информация в виде следующих отчетов:

«По новым договорам»,
«По датам окончания действия договора»,
«По действующим договорам»,
«По новым абонементам»,
«По датам окончания действия абонементов»,
«По действующим абонементам»,
«По товарам и услугам»,
«По сотрудникам»,
«По зонам»,
«По клиентам»,
«По долгам»,
«Сводный отчёт по операциям»,
«Оборотная ведомость»,
«Кассовые отчеты.

Считаем деньги
Спрос на услуги по автоматизации фитнес-центров на Урале сегодня не отстает от московского. Это объясняется, в том числе, быстрым ростом самого сектора фитнеса. Несколько лет назад количество фитнес-центров у нас увеличивалось за год раза в три. Сейчас прирост хотя и несколько замедлился, но продолжается. При этом, как почти везде в области достаточно дорогостоящих услуг, у менеджмента клубов есть понимание необходимости применения самых передовых технических решений для организации бизнес-процессов.

Если же говорить про окупаемость систем автоматизации в любых видах услуг, в том числе спортивных, то эффект весьма велик. Например, такой факт: после внедрения автоматизации в горнолыжном комплексе поступление денежных средств увеличивается на 30-35%, что объясняется, скажем так, устранением человеческого фактора. Конечно, при автоматизации фитнес-центра, в связи с тем, что востребованность услуги зависит от разных условий (многое зависит от того же тренера, например), труднее вычленить именно «системную» составляющую прибыли. Тем не менее, и исключение злоупотреблений со стороны персонала, и повышение лояльности клиента напрямую и весьма существенно влияют на доходность.

Вот, что сказал Антон Мурзин, директор консалтингового агентства ГКЦ:

Общеизвестно, что привлечение новых клиентов требует денег, зачастую сравнимых с доходом от них, а приносят эти деньги - наоборот, постоянные клиенты. И чем более эксклюзивной является услуга, тем более верно это положение. А удержание клиента сегодня требует и постоянного отслеживания ситуации, и именно индивидуального подхода, что вряд ли возможно без автоматизации бизнес-процессов.

Сервис для фитнес-клубов. База клиентов, онлайн-запись, сбор и анализ обратной связи от клиентов, контроль доступа к оборудованию, ведение учета посещений разных клубов сети по одной карте клиента, статистика.

Настольная программа фитнес клуба. Учет клиентов, посещений; продажа карт, абонементов, товаров; расписание и запись; рассылки; скидки; аналитика, отчеты; настраиваемые формы, меню, отчеты, ККМ, считыватели карт, поддержка франчайзи и филиалов, настольная и онлайн версии.

Простая и надежная облачная система автоматизации для фитнес-клубов, студий, салонов красоты, бассейнов. Учет клиентов, расписания, абонементы, товарный учет, CRM-система, бизнес-аналитика. Мобильные приложения для клиентов и сотрудников, виджеты на сайт для регистрации лидов и организации записи клиентов.

Программа для руководителей и администраторов школ танцев, фитнес-клубов, школ единоборств, детских центров и других спортивно-оздоровительных центров. Упрощает учет клиентов и их посещаемости, а также позволяет вести статистику различных аспектов студии.

Программа для автоматизации менеджмента предприятий, специализирующихся на спорте и здоровье. автоматизация работы рецепции клуба: регистрация посещений клиентов, проверка активности карт, продажа товаров и услуг; ведение финансовых взаиморасчетов, организация безденежного расчета внутри фитнес клуба; CRM; форма для работы тренерского состава - запись и списание персональных тренировок, предоставление отчетов.

Конфигурация для фитнес центров, йога центров, фитнес клубов, бассейнов, спортивных комплексов, оздоровительных учреждений. Также может использоваться в стрелковых клубах, обучающих центрах, детских развивающих центрах. Программа предназначена для ведения учета и помощи в организации и управления всеми бизнес процессами на любом из упомянутых предприятий.

Система онлайн-записи и управления бизнесом. Помимо записи и «напоминалок» для клиента, система предоставляет электронный журнал для администратора, который помогает отслеживать и вносить записи в единую систему, вести учёт клиентов. Подойдёт для различных видов бизнеса: медицинских центров, салонов красоты, автосервисов, фитнес-клубов, курсов рукоделия и пр.

Облачная платформа для автоматизации фитнес клубов, спортзалов, танцевальных студий, аква-парков. Отчеты об абонементах и продажах. Интеграция с системами контроля доступа. Встроенная система биллинга. Гибкие настройки.

Сервис для салонов красоты, косметологий, фитнес-студий. Создает запись на сеанс, регистрирует клиента и оплату. Ведет учет проданных товаров и оказаных услуг. Ведет учет абонементов и запись на занятия. Отмечает и списывает посещения.

Онлайн сервис для автоматизации фитнес и велнесс клубов, тренажерных залов, танцевальных клубов. Функциональность и гибкость Servitum находятся на самом высоком уровне. Также с помощью Servitum можно автоматизировать работу SPA салона, wellness клуба, спортивного центра или йога-студии.

Набор решений, которые позволяют автоматизировать работу предприятий индустрии красоты и здоровья. Автоматизация учета посетителей спорткомплекса, бассейна, ледовой арены, стадиона, аквапарка с применением СКУД на основе бесконтактных RFID карт, RFID браслетов клиентов.

Приложение онлайн-записи для любого бизнеса в сфере услуг

Простая и удобная компьютерная программа для автоматизации и управления фитнес-клубом, бассейном, или другим, схожим спортивным заведением. Предназначена для осуществления управленческого учета и отвечает на главный вопрос: в каком состоянии находится предприятие, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности.

Беларуская система управления абонементами, состоящая из стильной пластиковой карты, мобильного приложения для операционной системы Android, а также удобного веб-сайта.

Программа для фитнесс-клубов, бассейнов, соляриев. С помощью этой программы вы легко внедрите абонементную систему, с использованием пластиковых карт, с поддержкой накопительных скидок, бонусов.

Программа управления для фитнес-клуба , тренажерного зала, теннисного корта, спортивного клуба, батутного центра, развлекательного комплекса позволяет заменить традиционные методы работы на CRM- систему учета клиентов с использованием персональных пластиковых карт клиента со штрих-кодом, RFID - кар , RFID -раслетов , магнитных карт и считывателей.

Программа Профит. Фитнес-клуб позволяет ввести администрирование клиентской базы, регистрацию новых клиентов, учитывать визиты клиентов в клуб, контролировать остатки услуг и срока действия абонементов , указывать исполнителей при оказании и реализации услуг, провести расчет зарплаты тренерам и менеджерам отдела продаж.

CRM - система учета клиентов фитнес-клуба, тренажерного зала включает в себя функции IP-телефонии, SMS- сообщений для пациентов и врачей, напоминания о задачах сотрудникам, контроль выполнения поставленных задач и плана продаж по различным критериям.

Онлайн модуль для сайта фитнес-клуба служит для предварительной записи на тренировку или групповое занятие, просмотра истории посещений клуба, срока действия абонементов и покупки нового абонементов, онлайн модуль Проффит связывает прямая интеграция с программой учета Проффит. Фитнес-клуб и позволяет клиентам оплачивать абонемент без посещения менеджеров отдела реалиции.

Область применения системы

Новые возможности программы

	Поддержка работы с онлайн-кассой по 54-ФЗ. Онлайн-кассы - это поддержка работы программы с ККТ по 54-ФЗ. Онлайн-кассы - новая контрольно-кассовая техника с фискальным накопителем, который самостоятельно передает данные в ФНС в режиме «онлайн».
	Модуль Проффит.Онлайн для размещения на сайте. Модуль интегририрует базу программы с внешним сайтом клуба. Модуль позволяет клиенту авторизоваться в Личном кабинете на сайте клуба по номеру телефона, посмотреть информацию по своим абонементам, записаться на занятие по расписанию, купить новый абонемент, пополнить депозит и оплатить долги. работы модуля, инструкция по использованию и настройке. Логин +7 777 777 77 77 Пароль 000000
	Модуль Проффит.Склад товаров для ведения складского учета. Модуль ведет учет движения товаров в приходных и расходных ценах и расчитывает среднюю себестоимость продаж. Модуль позволяет учитывать товары и комплекты товаров, проводить инвентаризацию остатков.
	Модуль Проффит.Терминал для организации работы бара. Модуль является графическим меню для продажи товаров и услуг бара, spa, салона красоты, автомойки, боулинга, игрового зала. Модуль позволяет настроить многоуровневое меню и вести продажу дополнительных товаров и услуг на рабочих местах сотрудников как за наличный расчет, так и за счет средств депозита клиентов.
	Модуль Проффит.СКД для организации контроля доступа в клуб и внутри клуба. Модуль управления и контроля доступа клиентов и сотрудников в клуб служит для ограничения доступа и учета времени пребывания в клубе с помощью электронных RFID карт-пропусков , RFID брелоков или RFID браслетов . Модуль позволяет управлять доступом через турникет и фиксировать время начала и окончания визита клиента в клуб для расчета штрафов и доплат за превышение оплаченного времени, а так же рабочего времени персонала.
	Модуль Проффит.Планирование. Расписание для ведения предварительных записей. Модуль ведет настройку графика работы сотрудников, залов, кабинетов и предназначен для ведения предварительной записи в группы или к специалисту в удобном графическом интерфейсе.
	Модуль Проффит.Сообщения для отправки текстовых сообщений. Модуль служит для автоматической генерации и отправки клиентам SMS-сообщений через провайдера SMS или уведомлений в сообществе ВКонтакте. Модуль отправляет индивидуальные бесплатные сообщения клиентам-участникам группы социальной сети ВКонтакте, а так же SMS-сообщения на мобильный телефон клиентов по тарифам провайдера по предварительно настроенным шаблонам при наступлении следующих событий: день рождения клиента, активация абонемента, предварительная запись, окончание срока абонемента, заморозка абонемента, списание услуги из блока.
	Модуль Проффит.CRM для работы с клиентами. Модуль является органайзером для работы менеджеров, служит для работы с задачами по работе с клиентами и контроля их выполнения. Модуль позволяет управлять взаимоотношениями менеджеров с клиентами с помощью встроенных функций по постановке задач менеджеру, контролю статуса задачи и факта выполнения задачи, по передаче задач между менеджерами и получению напоминания о текущих задачах.
	Модуль Проффит. IP- телефония. Программный модуль предназначен для работы с входящими и исходящими звонками отдела продаж. Модуль позволяет при входящем звонке найти в базе информацию о клиенте по номеру его телефона и отобразить ее на мониторе сотрудника, а так же позволяет контролировать исходящие звонки сотрудников отдела, в том числе дату, время и длительность звонка.
	Использование клубных карт для учета клиентов. Программа позволяет использовать персональные клиентские карты любого типа: карта со штриховым кодом, магнитная карт а или бесконтактная RFID карта . Карты быстро идентифицируют клиента, помогают найти его в клиентской базе программы при считывании на считывающем устройстве.
	Считывающие HID устройства для клубных карт. Программа подключает считыватели, ридеры и сканеры клубных карт без установки драйверов. Устройства HID класса (для взаимодействия с человеком) определяются и подключаются к работе с программой автоматически при считывании первой карты.
	Печать тикета на занятие с тренером или групповое занятие. Тикет- это печать чека-квитанции на посещение персональной тренировки, группового занятия. Тикет формируется для печати на чековом принтере или ККТ при оформлении визита клиента на персональную тренировку или групповое занятие для предъявления инструктору, тренеру.
	Быстрое меню для настройки клавиш быстрой продажи абонементов и услуг. Быстрое меню позволяет с помощью "горячих" клавиш открыть визит клиента в клуб, продать абонемент и дополнительные услуги, оформить оплату услуг и депозита в рабочем окне программы, что значительно сокращает время обслуживания клиентов.
	Корпоративный учет посещений членов организованной группы по договору. Корпорация является особым видом клиента клуба, имеет собственный депозит и позволяет клиентам-членам корпорации пользоваться депозитом корпорации. Данный учет может использоваться для групповых посещений семьи или организованной группы по предварительной записи. Актуально для бассейнов, батутных центров.
	Презентация программы для фитнес-клуба

Пользователи системы и совместимое оборудование

Возможности системы для пользователей

Администратор клуба: открытие/закрытие визитов клиентов по абонементу, продажа разовых посещений, продажа и продление абонементов, прием платежей, выдача чеков ККМ (фискального регистратора), отчетность по кассе за смену, отчетность по продажам товаров/услуг и абонементов за смену;
Бармен клуба: продажа клиентам товаров бара, выдача чеков за реализованный товар, ведение учета остатков, составление отчетности за смену;
Менеджер клуба: ведение номенклатуры услуг/товаров, регулирование цен, регистрация новых клиентов в системе, оформление и продажа услуг/абонементов клиентам, выдача персональных карт, заморозка/разморозка срока действия абонементов, отчетность по работе персонала;
Управляющий клубом : оперативная отчетность по объему выручки в кассах, отчет по продажам товаров и услуг, продаж, анализ доходов;
Собственник бизнеса : оперативная информация о работе клуба, полный учет и контроль работы, оценка эффективности.

Система учета клиентов "Проффит. Фитнес-клуб" позволит вам повысить качество обслуживания ваших клиентов, применять программу лояльности для клиентов, проводить маркетинговые акции, анализировать итоги продаж и статистику посещаемости клуба, а так же поможет создать "прозрачность" в работе вашего персонала.

Стоимость готовых решений

Наименование	Базовый модуль Проффит	Проффит. Планирование. Расписание	Проффит. Склад товаров	Проффит.СКУД	Проффит. CRM	Проффит. Терминал (бар)	Проффит. Активация браслета	Онлайн лицензия на 1(одно) место	Локальная лицензия на 1(Одно) место	Сетевая лицензия до 5(Пяти) мест
									39 000 ₽ АКЦИЯ!!	59 000 ₽ АКЦИЯ!!
Программа Проффит. Фитнес-клуб									49 000 ₽
Программа Проффит. Фитнес-клуб								1990 ₽/мес	59 000 ₽	79 000 ₽
Программа Проффит. Фитнес-клуб										89 000 ₽
Программа Проффит. Фитнес-клуб										89 000 ₽
Программа Проффит. Фитнес-клуб										99 000 ₽

Интерфейс программы

Главное меню программы

	Журнал визитов содержит перечень визитов клиентов в клуб, а так же подробности по выбранному визиту. Открытие разового визита Открытие визита по карте Открытие группового визита Продажа товаров/услуг в визите Оплата визита Закрытие визита Печать квитанции по визиту
	Окно открытия визита вызывается сканированием кода клубной карты в журнале визитов в начале посещения клиентом клуба. Просмотр фотографии клиента Информирование о дате окончания абонемента, дне рождении, сообщение по клиенту Выбор активного абонемента по визиту Просмотр и оплата долга Продажа нового абонемента Оплата долгов за абонементы и услуги Ввод ключа от шкафчика
	Окно закрытия визита вызывается сканированием кода клубной карты в журнале визитов по окончании посещения клиентом клуба. Выбор услуг к оплате Выбор кассы оплаты Расчет за счет депозита Расчет сдачи
	Меню Справочники содержит данные для настройки программы. Сотрудники. Настройка пользователей. Кассы. Настройка касс учета. Типы клиентов. Перечень типов клиентов. Товары, услуги. Перечень товаров и услуг, настройка цен. Категории абонементов. Настройка видов абонементов. Графики действия абонементов. Создание расписания визитов. Абонементы. Перечень всех абонементов, блоко услуг. Отчеты. Перечень отчетных форм. События. Настройка скриптов работы. Скидки. Конфигуратор настройки автоматических скидок на абонементы, услуги, товары. Дополнительные карты. Настройка электронных ключей для СКД, замков шкафчиков. Быстрое меню. Настройка кнопок быстрых продаж и оплаты услуг, абонементов. Категории задач. Настройка CRM. Залы/кабинеты. Настройка залов, подразделений клуба по услугам, сотрудн икам. Статьи доходов/расходов. Настройка статей внутреннего учета средств.
	Меню Запись предназначно для ведения предварительной записи к сотрудникам, на групповые занятия и персональные тренировки. Отображение расписания по залам/кабинетам Отображение распиания по сотрудникам. Отображение расписания по неделям, месяцам. Создание предварительной записи Множественная запись, копирование записей на период. Открытие визита по записи.
	Журнал Клиенты предназначен для учета клиентской базы. Журнал позволяет регистрировать клиента в базе, оформлять выдачу клубной карты и вести продажу абонементов. ФИО клиента Телефон, адрес, e-mail, ID ВКонтакте для рассылок и оповещений в группе. Фотография клиента Дата рождения Персональный тренер Персональный менеджер Номер контракта
	Меню Склад служит для ведения складского учета. Он позволяет вести учет приходных и расходных накладных, проводить инвентаризацию остатков и контролировать расчет с поставщиками. Создание приходный и расходных накладных. Расчет себестоимости продаж Расчет с поставщиками Формирование оборотно-сальдовой ведомости Инвентаризация склада
	Меню Кассы дает возможность вести учет денежных средств клуба и печать кассовые документы и отчетность. Автоматическое внесение платежей за пбонементы, блоки. Учет внесение денег в кассу Учет выдачи денег из кассы по статьям расхода Печать РКО и ПКО, Кассовой книги Инкассация
	Меню Задачи служит для работы клиентского менеджера и позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение: Постановка задачи Контроль выполнения задачи Передача задачи другому исполнителю Фильтры задач Завершение задачи Автопоставнока задач
	Меню Терминал помогает вести быструю продажу товаров бара с помощью кнопок графического меню. Вход сотрудника в меню сканированием карты. Открытие счета клиента сканированием браслета. Заполнение счета из графического меню. Закрытие счета с оплатой за счет депозита Закрытие счета с оплатой наличными деньгами, по банковской карте.
	Меню Сервис позволяет вести дополнительные настройки программы и подключать необходимое оборудование: контроллеры СКУД, сканеры и считыватели карт, онлайн кассы (ККТ).
	Учет рабочего времени сотрудников. Справочник сотрудников и настройка графика их работы, а так же списание услуг на тренера в визите клиента позволяют вести учет заработной платы инструкторов и специалистов, а так же учет рабочего времени дежурных теренов и администраторов.
	Формирование отчета по исполнителям с расчетом %% заработной платы.

Возможно, будет полезно почитать: